Det å arrangere en åpen dag bidrar til positiv omtale av bedriften din. Vi har tidligere sett på hvordan det å organisere en åpen dag kan være nyttig for bedriften. I et tidligere blogginnlegg gikk vi i dybden på dette temaet. Det kan være ulike grunner for å arrangere en åpen dag, og sammen kan disse grunnene forsterke hverandre. Det kreves en del organisering til for å arrangere en åpen dag, og ting du kanskje ikke tenkte på kan bidra til å gjøre arrangementet vellykket.
Hva gjør din åpen dag til en suksess?
Vi skal ikke bare ramse opp noen tips – vi skal også gå litt i dybden på tipsene. Derfor har vi delt tipsene i tre kategorier:
- Grunnlaget for en godt organisert åpen dag
- Fokus på praktiske løsninger
- Gjør noe litt utenom det vanlige og skill deg ut fra mengden
Disse kategoriene er temaer i ulike blogg-artikler. La oss ta det fra begynnelsen:
Grunnlaget for en godt organisert åpen dag
Sørg for å vise frem det dere er gode på
Dette er en fin anledning til å vise kundene dine hva du kan gjøre for dem og hva du kan tilby. Hvordan du organiserer en åpen dag sier mye om hvordan du behandler kundene dine. Alt som gjestene dine ser og opplever vil bli forbundet med bedriften din og kvaliteten på produktet du leverer. Derfor er det viktig at alt som gjøres er godt organisert. Hvis du skal arrangere åpen dag, gjør det skikkelig!
Sørg for å ha god nok tid til forberedelsene
Å organisere åpen dag tar tid. Du må sette opp en plan, kontakte de rette menneskene, avtale møter og be om tilbud. Og ikke minst – det er viktig at gjestene dine mottar invitasjonen i god tid så de kan sette av datoen. Erfaring sier at du trenger tre måneder for at alt skal være godt forberedt. Unngå stress og tidspress ved å gi deg selv tilstrekkelig med tid.
Gjør det om til et prosjektet og sett opp en framdriftsplan
Da kan arrangementet bli gjennomført knirkefritt og alt går (forhåpentligvis) som det skal. Noen gjester vil kanskje rose deg for god organisering, men det fleste vil ta det som en selvfølge. Men hvis noe går galt med arrangementet, så vil gjestene dine merke det umiddelbart. Din åpne dag består av forskjellige elementer. Hvert av elementene bør arrangeres, separat slik at de til slutt fungerer som en rekke vellykkede hendelser. Derfor er det viktig at du på et tidlig tidspunkt setter sammen en arbeidsgruppe med god oversikt over organisasjonen som kan tildeles ulike oppgaver.
Sett opp skriftlige avtaler og en plan over hva som må gjøres og hvem som skal gjøre hva:
- Hvem skal ønske gjestene velkommen?
- Hvem har ansvaret for mat og drikke?
- Hvem har ansvaret for at lyd og bilde fungerer som det skal?
- Og hvem skal sørge for at alle får de små firmagavene som de kan ta med seg hjem?
Velg rett tid
Rett tid kan variere fra en målgruppe til en annen. Du ønsker selvsagt at det skal komme så mange som mulig. Forsøk å finne ut hvilken dag som passer best for gjestene dine. Ofte er fredag ettermiddag bra for en uformell samling, men lørdag kan også være et godt valg. Pass på at din åpne dag ikke kolliderer med en fridag eller et annet stort arrangement i området. Det kan fjerne fokus fra ditt arrangement, og trafikkproblemer kan gjøre det vanskelig for gjestene dine å komme fram.
Hold deg til budsjettet ditt
Du har kanskje mange planer og kreative ideer for arrangementet ditt, men spørsmålet er om de er innenfor budsjettet. Noe som er viktig å sette opp på forhånd. Hvis du ønsker å bruke eksterne aktører, må du huske å be om tilbud og forhandle deg fram til best mulige priser for å unngå ubehagelige overraskelser når fakturaen kommer. Dessuten er det en god ide å legge inn en buffer på 10% til uforutsette utgifter – for de kommer garantert!
En åpen dag er selvsagt en ideell arena for å markedsføre bedriften og merkevaren din. Vil du ha flere praktiske råd om hvordan du organiserer åpen dag? I så fall – følg med på bloggen vår!