I et tidligere blogg-innlegg fikk du en del tips om hvordan man organiserer en åpen dag. Blant annet om forberedelsene som bidrar til å sikre en vellykket dag. Et godt grunnlag er helt vesentlig. Når du har grunnlaget klart for deg, er det på tide å gå videre til de mer praktiske oppgavene.

Fokus på praktiske løsninger

Legg litt ekstra i invitasjonen og inviter de rette menneskene

La invitasjonen skille seg ut så du virkelig “Inviterer”! Sørg for at invitasjonen formidler budskapet på en annerledes og spennende måte. Det er alltid smart å legge ved et svarkort så de inviterte kan gi beskjed om de kommer eller ikke. Inviter (potensielle) kunder, selv om du bare har snakket med dem på telefon. Og husk – leverandører, bedrifter som du kjøper tjenester av og ikke minst – folk fra (bransje)pressen er alltid velkomne! Be gjerne de ansatte om å ta med partner eller familie. Det bidrar til å styrke båndene til bedriften.

Catering, garderobe og firmagaver

Du ønsker selvsagt å stå fram som profesjonell og å være den perfekte verten. Det oppnår du ved å fokusere på noen viktige detaljer. Det er for eksempel en hyggelig gest å ønske gjestene velkommen når de kommer. Sett av et eget rom til garderobe og organiser den slik at gjestene føler at det er trygt å levere fra seg yttertøy. Hvis gjester har med seg gaver, som vinflasker eller blomster, sørg for å ha en ansvarlig person som plasserer dem på et egnet sted med merkelapp som viser hvem de er fra. Det kommer alltid en anledning senere der du kan takke rette vedkommende for gaven. Sett bort catering til et profesjonelt firma som sørger for at alle får mat og noe å drikke til rett tid. Hvis dette er godt organisert og du har delegert oppgavene til de rette personene, kan du slappe av og bruke tiden din på gjestene dine.

Omvisning i bedriften

Hvis du ønsker å ta med gjestene dine på en tur “bak scenen”, så arranger en omvisning ledet av ansatte som har forberedt seg ekstra til nettopp dette. Det er viktig at alt er rent og ryddig. Sørg for å fjerne det som måtte være av upassende bilder og interne vitser som ansatte kan ha hengt opp. Lukk alle skap og se til at arbeidsbordene er ryddige. Sørg for at det ikke ligger papirer og flyter og at gjestene ikke kan se brev og dokumenter som ikke er ment for dem. Slike ting vil gjestene dine huske, og alt er med på etablere et inntrykk av bedriften som helhet og hvor godt den er organisert.

God parkering for gjestene dine

Hvis bedriften ligger slik til at dere har masse gratis parkeringsplasser, er det neppe nødvendig å gjøre noe ekstra for at alle skal finne en plass. Men hvis ikke, er det viktig at du gir gjestene beskjed om hvor de kan parkere. Om nødvendig kan du sette opp tydelige skilt til parkeringen, eller utplassere frivillige som parkeringsvakter. Dette viser at du har kundefokushelt fra ankomst, du unngår frustrasjon og du sikrer at gjestene dine ankommer i godt humør.

Gi gjestene dine en gave som de kan ta med hjem

Ikke la gjestene dine gå tomhendt hjem, og gi dem noe som vil minne dem om denne dagen. Profileringsartikler og firmagaver er skapt for nettopp slike anledninger, og her bør prisen være underordnet. Det er gleden over å motta en gave og originaliteten til gaven som er det viktigste. Du har et enormt utvalg av morsomme profileringsartikler å velge mellom. Dessuten kan du jo få logoen din, firmanavnet eller en tekst om arrangementet trykket på gaven slik at gjesten husker åpen dag. Dessuten vil en nyttig gave stadig minne gjesten om deg, bedriften din og åpen dag – i lang tid etter selve arrangementet. En glimrende måte å markedsføre bedriften på!